Как правильно прошивать документы ниткой по госту: требования, схемы и образцы прошивки для двух, трех, четырех дырок

Содержание

Делаем книгу самостоятельно

Прежде чем заняться переплетом подготовленного текста, внимательно изучите мастер-класс, представленный ниже. Он поможет разобраться с тонкостями и нюансами потетрадного скрепления страниц.

Пошаговая инструкция. Распечатываем текст на бумаге А4 и складываем каждый лист пополам, собирая из них тетрадку. Каждая тетрадка состоит из четырех, согнутых посредине, страниц.

Будем собирать творение из восьми тетрадей.

Далее необходимо хорошенько прижать заготовки друг к другу.

Пока будущая книга находится под прессом, делаем шаблон для прокалывания отверстий. Через них будут сшиваться листы книги.

С помощью шаблона делаем разметку заготовок.

Прокалываем отверстия в каждой тетради, используя шило.

Подготавливаем тесьму для переплета, закрепляя ее на краю стола скотчем.

Сшиваем тетради между собой, внимательно следя за нумерацией страниц. Для удобства в работе используем какой-нибудь груз, чтобы детали не ездили по рабочей поверхности и не сдвигались одна относительно другой.

Концы ниток завязываются обычным узелком.

Начиная с третьей брошюры, нить закрепляем так, как показано на фото.

Закрепляем книжный блок узлом.

Далее снова помещаем будущую книгу в пресс таким образом, чтобы краешек выступал из него. Можно просто расположить на краю стола и прижать грузом.

Статья по теме: Ажурная туника спицами на лето для полных: схемы и описание

Промазываем корешок ПВА, чтобы он склеился и в таком положении даем блоку высохнуть.

После этого приклеиваем форзац.

Теперь необходимо выровнять книгу. Для этого используем канцелярский нож, кусок пластика, фанеру, струпцину. Доска будет служить своеобразной линейкой, поэтому следите, чтобы она была ровной. Традиционный измерительный прибор не подойдет, так как его будет сложно удержать.

Клеим на корешок марлю и капталы.

Теперь займемся обложкой. С помощью термоклея, картона и ткани изготавливаем переплет. Можно вместо материала использовать обои или любую другую нарядную бумагу на ваш вкус.

Собираем все детали книги воедино.

Эксклюзивный авторский экземпляр готов.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы

Нитки. Лучше использовать капроновые.
Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
Клей бумажный.
Лист чистой бумаги.
Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий

Удалить скрепки, скобы из документа.
Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Книга со сказкой

Не составит труда сделать маленькую книжечку с небольшой сказкой. Для этого потребуется:

Белые листы бумаги.
Клей.
Картон.
Фломастеры.

Работа выполняется очень просто:

Изначально стоит определиться с самой сказкой, выбрать подходящий вариант. Чтобы работа была несложной, лучше всего остановить выбор на коротеньких произведениях. Например, есть много популярных народных сказок, известных многим. В зависимости от сделанного выбора, сразу планируется книга

Важно продумать оформление каждого листа, включая расположение текста и картинок к нему. Определяется требуемое количество листов, размер самой книги и другие особенности.
Далее создаются листы

Для этого белые листы складываются, а потом разрезаются. Важно получить требуемое количество листов.
Следующий шаг – склеивание листов. Для этого они промазываются клеем. Работать необходимо аккуратно, нанося небольшое количество клея, чтобы странички склеились одинаково. Когда все страницы будут вместе, потребуется подождать определенное время, необходимое на высыхание.
Внимательно подойти стоит и к оформлению обложки. Сделать ее предлагается из картона, который не будет слишком плотным. К обложке приклеиваются листы.
Завершающий этап будет самый интересный – это оформление книги. На обложке указывается название, добавляются рисунки. Сделать их можно фломастерами или карандашами. Также и на остальных листах создаются рисунки и сам текст.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель

Делаем книгу самостоятельно

Будем собирать творение из восьми тетрадей.

Далее необходимо хорошенько прижать заготовки друг к другу.

С помощью шаблона делаем разметку заготовок.

Прокалываем отверстия в каждой тетради, используя шило.

Подготавливаем тесьму для переплета, закрепляя ее на краю стола скотчем.

Концы ниток завязываются обычным узелком.

Начиная с третьей брошюры, нить закрепляем так, как показано на фото.

Закрепляем книжный блок узлом.

Промазываем корешок ПВА, чтобы он склеился и в таком положении даем блоку высохнуть.

После этого приклеиваем форзац.

Клеим на корешок марлю и капталы.

Виды переплетов

Создание книги с нуля довольно трудоемкий процесс. Но он не такой сложный, как может показаться на первый взгляд. Освоить его смогут даже школьники старших классов. Этот навык в будущем поможет самостоятельно оформлять курсовые и дипломные работы, не прибегая к услугам типографий.

Существует несколько способов переплета изданий в домашних условиях. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Переплет с помощью шнура или колец. Такой способ соединения страниц между собой является самым легким. Для его исполнения необходимо всего лишь дыроколом пробить нужное количество отверстий и продеть в них соединительную ленту или специальные крепежные кольца.

Скрапбукинг. Этот вид переплета также достаточно прост в исполнении, но подходит только небольшим по объему творениям до 16 страниц максимум. Суть его в скреплении страниц при помощи бумажных полос.

Такой вид переплета больше подходит для альбомов, нежели для книг.

Книжный переплет, состоящий из пяти подвидов:

шитье проволокой внакидку;
шитье потетрадно нитками;
клеевое бесшовное скрепление;
клеевое бесшовное скрепление с окантовкой;
шитье проволокой втачку.

Основное достоинство такой техники в прочности крепежа, презентабельности внешнего вида и долговечности.

Различают также твердый и мягкий переплет. Для твердого используются картонные форзацы, а мягкий допускает применение для обложки плотной бумаги.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Приготовить следующие инструменты и материалы

Нитки. Лучше использовать капроновые.
Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
Клей бумажный.
Лист чистой бумаги.
Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий

Удалить скрепки, скобы из документа.
Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Меняем старую обложку на новую

Обложка – первое, на что нужно обратить внимание, оценивая состояние книги. Если отсутствуют или сильно повреждены ее передняя или задняя части, в плачевном состоянии форзацы, то не остается ничего другого, как сделать новую

Или использовать подходящую от какой-нибудь другой книги, которой не жалко пожертвовать. Для начала рассмотрим второй вариант, как наиболее простой:

Аккуратно отделяем требующую замены обложку от основного блока реставрируемой книги, стараясь максимально сохранить ее целостность.
Подходящую готовую обложку от другой книги очищаем от остатков клея и бумаги. Здесь главное, чтобы она соответствовала нужным размерам.
Если удалось подобрать подходящую обложку целиком, тогда остается подумать лишь об оформлении. Для этого можно использовать хорошо сохранившиеся фрагменты от старой обложки. Отсканировать их, подправить, например в фотошопе, распечатать на цветном принтере и наклеить на лицевую, тыльную стороны и на корешок. Но можно проявить творческую фантазию и сделать оформление оригинальным авторским.

Для того чтобы сделать своими руками новую обложку потребуются подходящие листы картона, желательно плотного, толщиной 1,5–2 мм. Но подойдет и простой, в том числе опять же от обложек старых или ненужных книг. Только технология теперь будет несколько иная:

Делаем две заготовки для будущей обложки, вырезая их из картона по нужным размерам. Если старая обложка не сохранилась, нужно замерить сам блок или отдельную страницу и прибавить по краям по 2–3 мм.
Обтягиваем заготовки бумагой. Самый простой вариант – обычная белая бумага для принтера. Только по размерам она должна быть значительно больше самой заготовки. Картонку располагаем точно посередине прямоугольного листа, выбранного для обтягивания. Уголки бумаги обрезаем, не доходя до края картона. Затем поочередно загибаем края на обратную сторону, промазываем их клеем с внутренней стороны и тщательно разравниваем. Получится картонный прямоугольник, обтянутый бумагой с одной стороны. Таким же образом поступаем и со второй заготовкой.
Обтянутые заготовки кладем под пресс и оставляем на на3– 5 часов, чтобы клей подсох, а обе части новой обложки при этом не деформировались. Прессом могут служить несколько больших и достаточно тяжелых книг.
Третья составная часть новой обложки – корешок, при помощи которого соединяются между собой ее верхняя и нижняя части. Его можно вырезать из кожи, материи, плотной бумаги, натуральной или искусственной кожи. Для этого измеряют толщину и высоту блока со страницами и делают выкройку. По ширине прибавляют с обеих сторон по 2 см и 1 см по торцам, если нужно на подгибку. Удобно сделать выкройку с помощью миллиметровой бумаги. Склеить обе части обложки между собой с помощью корешка можно сразу. Но лучше это сделать уже после того будет приведен в порядок весь переплет и приклеены форзацы.
В результате получите аккуратную обложку.

Порядок работы

После проведения подготовительных работ можно приступать к изготовлению отдельных элементов книги и их скреплению, а также к процедуре отделки переплета.

1-й этап: оформление корешка

Листки разобранной книги складываются в стопку в нужном порядке, соответственно нумерации, подравниваются по корешку. Края листов при этом должны быть ровными, выступ их недопустим. После этого стопка зажимается между двумя досками, при этом корешок должен выступать примерно на пять миллиметров. Далее на корешках сложенных тетрадей проделываются при помощи лобзика или ножовки три пропила глубиной в два миллиметра.

Подготовленную марлевую ткань разрезают длиной на один сантиметр меньше размера корешка, а шириной — на четыре сантиметра больше, с расчетом по два сантиметра по обеим сторонам. Применение ткани обеспечит прочность и длительную службу книги.

Вслед за этим корешок смазывается клеем жидкой консистенции для лучшей пропитки пропилов и расстояния между листами. После этого в пропилы укладываются куски нитей так, чтобы они выступали за рамки корешка примерно на два-три сантиметра. И в завершение повторно покрывается корешок слоем клея и оставляется на несколько часов высыхать.

2-й этап: основной процесс переплета

Аналогичные манипуляции проделываются через второй и третий пропил. Вышедшая игла из последнего пропила сшитого уже блока вводится в параллельную прорезь второй тетради. Тем же способом сшиваются все остальные, только в противоположном порядке.

Закончив прошивку второй тетради, иглу с нитью соединяют с концом нити первого блока. Далее — аналогично предыдущим действиям.

С целью надежности нити в строчках пошитых частей проплетаются в точках их вхождения и выхода. Затем они обрезаются, и корешок сшитого блока промазывается клеем и помещается под груз.

Следом за просушкой клея приклеиваются форзацы, без них соединение блока с крышкой переплета невозможно. Форзацы крепятся к крайнему листу первой тетради и к последнему листу заключительной части готового книжного блока.

Что собой представляет форзац? Это плотный лист, сложенный пополам, сгиб которого должен соответствовать сгибу корешка. Длина должна совпадать с высотой основного блока, а ширина — быть равной удвоенному размеру тетради. Для крепления клей наносится по всей длине корешкового сгиба форзаца и соединяется с корешком книги. Время сушки — два-три часа и желательно под прессом.

3-й этап: оформление обложки

При изготовлении переплетных обложек из плотной бумаги (картона) вырезаются две корки переплета, равные ширине книги, а верхние и нижние границы должны иметь высоту больше ее на четыре–шесть мм.

Изготавливается еще одна часть обложки — корешок, высота которого должна быть равной высоте картонных крышек, а ширина — не превышать толщину книжного блока. Его можно изготовить из менее плотной бумаги другого цвета, шириной примерно на шесть–восемь см больше, чем книга и на четыре-пять см длиннее.

Склейка выполняется следующим образом: клей наносится на одну сторону крышки и корешка, они прижимаются. Затем угловые края бумаги обрезаются по диагонали с отступом четыре мм от угла, и выглядывающие края промазываются клеем, загибаются на крышки и прижимаются с помощью пресса.

Вопрос оформления можно решить при помощи переплетной бумаги, глянцевой или «мраморной», в случае отсутствия таковой, можно воспользоваться обычной цветной бумагой. Бумагу раскраивают с учетом размера крышек переплета плюс два см для загибов с трех сторон. Готовая обложка наклеивается на крышку переплета. Загнутые припуски расправляются на краях крышек и приклеиваются с внутренней стороны.

Приступая к склеиванию книжного блока и обложки, надо произвести примерку, для этого блок укладывается в обложку так, чтобы все его края совпадали по размеру, и в обязательном порядке на уголках форзацев делаются отметки. Затем один край ткани покрывается клеем и приклеивается к форзацу. Далее его вместе с тканью пропитывают аккуратно клеем, переворачивают этой стороной вниз, приклеивают к обложке, с совмещением края со сделанными отметками. Таким же образом книга крепится ко второй крышке переплета.

Для полного завершения всей процедуры с наружной части переплета тупым предметом делается углубление, для лучшего прилегания ткани корешка к срезу картона. Это даст возможность без особых трудностей открывать книгу.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

кадровых;
проверочных;
архивных;
бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Подготовка книги или работа с листами

Распечатать книгу можно любого размера, оптимальным же является формат А5. Распечатав стопку (или, быть может, вы хотите отреставрировать старое издание), ее необходимо выровнять. Для этого, постукивая об доску или рабочий стол со всех сторон, соберите все листы в ровную стопку. Перед этим не забудьте внимательно просмотреть их, чтобы они были ровными, красивыми и полностью пропечатанными.

Когда края станут, на ваш взгляд, ровными, очень аккуратно положите стопку на доску так, чтобы будущий корешок немного выступал за ее пределы на несколько миллиметров. Так удобнее наносить клей. И также аккуратно положите наверх стопки вторую доску — пресс. Густо смажьте выступающий край книги клеем, можно в несколько слоев. Дайте ему подсохнуть, достаточно 2–3 минут, но лучше выждать 5–7.

Есть еще один способ, как создать твердый и крепкий корешок. Этим методом чаще всего пользуются в типографии. Называется он «тетрадка». Правда, в этом случае вам придется проделать немного больше работы. Каждую тетрадку (стопку по 6 листов) придется прошивать вручную или на качественной машинке для шитья.

Кроме того, чтобы книга не выглядела квадратной, придется подравнивать края, что в домашних условиях сделать практически невозможно.

Когда клей подсохнет, пачку можно двигать. Но все же аккуратно снимите верхнюю доску и не спеша сдвиньте корешок обратно на стол. Зажмите будущую книгу между досок двумя струбцинами. Оставьте на несколько часов. В идеале на засыхание клею ПВА необходимо 12 часов, но продолжить работу можно уже через 3–4.

Зажимать книгу струбцинами без досок нельзя, иначе останутся следы.

Первоначальная склейка листов необходима для того, чтобы пачка прочнее держалась, не сдвигалась и с ней удобнее было потом работать. Это важный этап мастер-класса, как в домашних условиях переплести книгу.

Сроки хранения документов в архиве

Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:

3 года – срок для хранения видео и фото;
5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.

Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.

Необходимый материал

Перед тем как приступить к знакомству с мастер-классом, как самому переплести книгу в домашних условиях, давайте поговорим о том, какие материалы и инструменты нам пригодятся.

В первую очередь для переплета понадобится клей ПВА, он отлично соединяет и бумагу, и ткань, и толстый картон. А также для сшивания потребуются белые нитки, отлично подойдут тонкие шерстяные или марки ирис. Если таких нет – возьмите тонкую белую веревку.

Плотная марля или отрезок хлопчатобумажной ткани, чтобы создать плотный крепкий корешок.

Картон любого цвета для укрепления обложки. Выбирайте очень плотный материал, чтобы он еле гнулся. Приобрести такой бывает трудно, но его можно заменить. Для этого склейте 2–3 листа картона вместе.

Для обклеивания обложки можно использовать как цветную бумагу, так и ткань: выбирайте на свой вкус или в зависимости от дизайна книги. Вы еще можете распечатать изображение на не слишком плотной бумаге.

Каптал для корешка — это небольшой матерчатый валик. Чтобы понять, о чем идет речь, посмотрите на корешок обычной книги в твердом переплете. Приобрести такой можно в магазинах для рукоделия или в интернете. Заменить материал можно на плотную канву. В целом каптал — это декоративная деталь, закрывающая некрасивый корешок и внутренности книги, поэтому можно обойтись и без него.

Подготовка документов к сшиванию

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись. Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

организацию и название документа;
дату подшивки и срок хранения;
подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание!Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией

Как правильно пользоваться брошюровщиком

В настоящее время продавцы предлагают огромное количество различных моделей брошюраторов. Поэтому после совершения покупки целесообразно внимательно пошагово изучить инструкцию, как пользоваться брошюратором. Но общие примерные принципы работы для всех машин одинаковые. Они включают в себя несколько этапов:

Подготовка бумаги. Листы нужно сложить по порядку. Приготовить части обложки. Если бумаги много для конкретного вида брошюратора, то нужно разделить ее на стопки.
Перфорация. Бумагу нужно поместить в специальный приемник и нажать на ручку. Листы и обложку пробивают отдельно.
Выбор пружин. Подбирать нужно так, чтобы ее размера было достаточно для обхвата всех листов, и оставался небольшой запас. Если не знаете, как правильно сброшюровать, а планируете добавлять или убирать листы после прошивки, стоит остановить свой выбор на пластиковой пружине.
Переплетение. Устанавливают пружину, раскрывают ее и располагают пробитые заранее листы, а за ними обложку. После того как все готово, пружину закрывают.

Сшитые при помощи брошюратора работы выглядят презентабельно и имеют долгий срок службы при активном использовании. И, как пользоваться брошюровщиком на пластиковую пружину, можно всегда посмотреть в инструкции. А для того, чтобы правильно выбрать диаметр пружины, можно ознакомиться с таблицей, которая есть в инструкции к агрегату.

Инструкция к механическим

Как работает механический брошюровщик:

Поставить машину на твердую и ровную поверхность.
Подровнять листы и подготовить обложку.
Проверить устройство на пробном листе.
Пробить страницы в количестве не более 60 штук.
Листы поместить для этого в нишу.
Надавить на рычаг.
Извлечь пробитые листы.
Осуществить перфорирование обложки.
Разместить пружину на гребенке, разжать ее боковым рычагом.
Правильно расположить документ, обложка/листы/обложка.
Закрыть пружину поворотом рычага.

Инструкция к электрическим

Электрическое устройство подойдет для типографии и крупного офиса. Для запуска не нужно дергать рычаги, достаточно нажать на кнопку. Как пользоваться электрическим брошюровщиком?

Опции современных электрических агрегатов:

вертикальное размещение листов;
выключение ножей;
регулировка отступления от края листа.

Электрические брошюраторы просты в работе. Но перед ее началом несмотря на это целесообразно ознакомиться с инструкцией по применению брошюровщика.

Нитки да иголки: как правильно прошить документы

Делаем книгу самостоятельно

Пошаговая инструкция данной процедуры

Книга со сказкой

Инструкция прошивки важных бумаг

Два прокола

Три прокола

Четыре прокола

Делаем книгу самостоятельно

Виды переплетов

Пошаговая инструкция данной процедуры

Меняем старую обложку на новую

Порядок работы

1-й этап: оформление корешка

2-й этап: основной процесс переплета

3-й этап: оформление обложки

Как прошить оригиналы документов нитками?

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Как заверить сшитые документы?

Подготовка книги или работа с листами

Сроки хранения документов в архиве

Необходимый материал

Подготовка документов к сшиванию

Как правильно пользоваться брошюровщиком

Инструкция к механическим

Инструкция к электрическим

Похожие записи: